Apa Manfaat Menggunakan Mesin Fotokopi Di Dalam Perusahaan?

Mungkin sebagian dari Anda ada yang bertanya-tanya apa manfaat menggunakan mesin fotokopi di dalam perusahaan. Aktivitas kantor pada umumnya selalu berhubungan dengan dokumen-dokumen perusahaan dalam bentuk fisik kertas. Maka dari itu, mesin fotocopy dapat menunjang kebutuhan mencetak atau menyalin dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Apalagi dengan fitur-fitur pada mesin fotocopy yang terus dikembangkan untuk memudahkan aktivitas di kantor seperti scan dokumen, menyimpan data scan pada fitur mailbox, hingga fitur koneksi jaringan internet yang dapat berfungsi untuk mengirimkan data dari mesin fotocopy ke komputer, tentunya semua fitur-fitur tersebut sangat bermanfaat untuk kegiatan perkantoran. Mari kita lihat lebih lanjut apa manfaat menggunakan mesin fotokopi di bawah ini.

Apa Fungsi Mesin Fotocopy?

Fungsi mesin fotocopy yang utama adalah untuk menggandakan atau duplikasi dokumen. Tetapi, dengan berkembangnya teknologi, mesin fotocopy kini telah memiliki lebih banyak kegunaan.

Misalnya, sudah ada mesin fotocopy yang melakukan scan dokumen, mencetak dokumen, hingga mengirim dokumen melalui teknologi fax.

Hasil fotocopy kini juga dapat tampak asli seperti cetakan yang sebenarnya. Lalu, Anda kini juga dapat menemukan sebuah mesin fotocopy yang dapat melakukan fotocopy warna.

Simpelnya, mesin fotocopy kini telah menjadi lebih dari alat untuk duplikasi dokumen; fotocopy kini telah menjadi mesin yang dapat memenuhi semua kebutuhan Anda terkait dokumen; mulai dari mencetak, scan, hingga mengirim.

Apa Manfaat Menggunakan Mesin Fotocopy dalam Perusahaan?

Setelah Anda mengetahui betapa besarnya fungsi mesin fotocopy, kini Anda harus tahu apa saja manfaat yang dapat Anda dapatkan dengan menggunakan mesin fotokopi di perusahaan Anda.

Sekilas, memiliki mesin fotokopi dapat menjadi solusi terbaik untuk memangkas biaya terkait pengurusan berkas. Dengan sifatnya yang multifungsi, Anda kini tidak perlu membuang biaya lebih untuk menggunakan alat lain, seperti printer atau mesin fax.

Tetapi, masih ada banyak manfaat mesin fotokopi di luar penghematan finansial. Berikut adalah beberapa manfaat memiliki mesin fotokopi di perusahaan Anda yang harus diketahui:

1. Cost Efficiency

Manfaat pertama yang Anda dapatkan dari memiliki mesin fotocopy adalah cost efficiency. Coba Anda hitung berapa banyak biaya copy dan print dokumen yang dikeluarkan oleh kantor Anda setiap tahunnya dan bandingkan dengan harga sebuah unit mesin fotocopy yang dapat digunakan bertahun-tahun. Sudah pasti dana operasional yang dikeluarkan bisa lebih ditekan dan tentunya dapat dialokasikan untuk biaya operasional lainnya yang lebih dibutuhkan untuk kegiatan perkantoran Anda. Mesin fotocopy merupakan salah satu inventaris kantor yang sangat menguntungkan dari segi keuangan perusahaan.

2. Menghemat Waktu

Pekerjaan di perusahaan akan lebih efisien dan hemat waktu dengan mesin fotocopy. Hal ini dikarenakan fitur-fitur pada mesin fotocopy yang dapat memudahkan aktivitas perkantoran seperti scan, send, mailbox, hingga fitur untuk mengirimkan dokumen langsung ke mesin fax tanpa harus dicetak atau di-print terlebih dahulu. Selain itu, Anda dapat memindahkan hasil scan pada mesin fotocopy secara langsung dengan menghubungkannya dengan komputer perusahaan melalui koneksi internet. Mesin fotocopy saat ini sudah dikemas secara canggih untuk memenuhi kebutuhan konsumen, khususnya untuk kebutuhan dalam dunia perkantoran.

3. Kerahasiaan Dokumen Terjamin

Memiliki mesin fotocopy sebagai inventaris perusahaan tentunya juga lebih menguntungkan dari segi kerahasiaan dokumen. Apalagi dengan fitur scan pada mesin fotocopy saat ini yang dapat disimpan pada mesin fotocopy tersebut. Bukan tidak mungkin ada human error yang mengakibatkan dokumen penting Anda tersebar di luaran sana. Oleh karena itu, jika Anda memiliki mesin fotocopy sendiri di perusahaan, kerahasian dokumen tentunya akan lebih terjamin.

Baca juga: Kelebihan dan Kekurangan Mesin Fotocopy

Apakah Perawatan Mesin Fotocopy Membutuhkan Treatment Khusus?

Ketika Anda sudah memiliki mesin fotocopy sendiri di dalam perusahaan, pastinya Anda berharap bahwa mesin tersebut dapat digunakan dalam waktu yang lama. Oleh karena itu, dibutuhkan beberapa langkah perawatan pada mesin fotocopy untuk menjaga keawetannya dan juga agar hasil print dan scan dapat lebih jernih. Berikut ini beberapa cara perawatan pada mesin fotocopy yang perlu dilakukan:

• Membersihkan bagian roll karet yang berfungsi untuk menarik kertas yang ingin dicetak masuk ke dalam mesin fotocopy
• Membersihkan bagian drum roll dengan menggunakan brasso untuk membersihkan sisa toner yang digunakan untuk mencetak kertas
• Membuang sisa toner pada bagian sistem pembuangan
• Mengelap meja kaca atau bagian pada mesin fotocopy yang digunakan untuk scan dokumen dengan kain dan alkohol
• Membersihkan keseluruhan bodi mesin fotocopy
• Lakukan seluruh cara di atas secara berkala

Di Mana Saya Dapat Membeli Mesin Fotokopi Terbaik?

Itulah dia penjelasan tentang apa manfaat menggunakan mesin fotokopi di perusahaan Anda. Mesin fotokopi telah berubah dari yang sekedar alat untuk memperbanyak berkas menjadi sebuah mesin yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan Anda terkait pengurusan berkas.

Jika Anda ingin segera memiliki mesin fotokopi di perusahaan Anda, PusatFotokopi mempunyai beberapa rekomendasi mesin fotocopy berkualitas yang dapat Anda pilih seperti Canon IR Adv 4245i yang memiliki fitur paling canggih untuk mendukung kegiatan perkantoran atau Fuji Xerox DC SC2022 CPS yang merupakan mesin fotocopy warna.

Silahkan cek website PusatFotokopi untuk melihat rekomendasi produk lainnya dan dapatkan harga promo sekarang juga!