Apakah Kantor Harus Memiliki Mesin Fotocopy? Apa Alasannya?

Penggunaan mesin fotocopy seperti mesin fotocopy Canon Image Class MF3010, Canon MF 515 x dan tipe-tipe mesin fotocopy portable lainnya dalam kegiatan perkantoran sangat penting. Namun, banyak sekali kantor yang belum memiliki mesin fotocopy mereka sendiri, sehingga mereka harus melakukan kegiatan fotocopy di tempat luar. Bahkan, ada juga perkantoran yang menggunakan mesin printer multifungsi untuk kegiatan fotocopy. Padahal, penggunaan mesin printer multifungsi untuk fotocopy membutuhkan pengeluaran yang tidak sedikit dan malah membuat mesin printer cepat rusak.

Banyak perkantoran yang menganggap bahwa penggunaan mesin fotocopy pada kegiatan perkantoran tidak efektif dan efisien, padahal justru sebaliknya. Penggunaan mesin fotocopy sendiri dalam sebuah kantor sangat memberikan manfaat yang penting bagi kelangsungan kegiatan sehari-hari di kantor. Beberapa alasan kantor memiliki mesin fotocopy merupakan pilihan yang tepat. Anda bisa melihat ulasannya di bawah ini.

Biaya Pengeluaran Lebih Rendah

Memang benar, untuk membeli sebuah mesin fotocopy membutuhkan banyak dana. Namun, kini Anda juga dapat menggunakan paket usaha fotocopy, selain itu Anda juga harus memperhatikan bahwa penggunaan mesin fotocopy juga bisa menghemat pengeluaran Anda ke depannya.

Bayangkan saja jika Anda menggunakan mesin printer multifungsi untuk kegiatan fotocopy. Anda harus mengatur pengeluaran untuk perawatan mesin printer tersebut. Belum lagi jika mesin printer digunakan untuk fotocopy secara terus menerus. Hal ini akan membuat mesin printer cepat rusak sehingga Anda harus membeli spare parts atau bahkan mesin printer baru lagi. Selain itu, hasil fotocopy dari mesin printer tidak sesempurna hasil fotocopy dari mesin fotocopy asli.

Dari contoh di atas, Anda bisa melihat bahwa penggunaan jangka panjang dari mesin fotocopy berperan besar dalam pengaturan biaya pengeluaran kantor Anda. Selain itu, jika Anda memutuskan untuk melakukan kegiatan fotocopy di luar, biaya yang dibutuhkan akan lebih mahal. Mengingat, harga yang dipatok di usaha fotocopy di luar sana lebih mahal ketimbang Anda menggunakan mesin fotocopy milik sendiri.

Penggunaannya Mudah

Menggunakan mesin fotocopy tidaklah sulit, apalagi jika Anda menggunakan sebuah mesin fotocopy keluaran terbaru yang sudah mengaplikasikan fitur layar sentuh. Tampilan kontrol pada mesin fotocopy tersebut sangat sederhana dan mudah untuk dioperasikan. Adanya fitur tersebut mampu memudahkan Anda dalam proses duplikasi dokumen kantor Anda sehari-hari.

Belum lagi adanya mesin fotocopy yang juga bisa digunakan sebagai untuk mencetak sebuah dokumen langsung dari komputer. Alhasil, Anda juga tidak perlu repot-repot mengeluarkan biaya lebih untuk pembelian mesin printer. Namun, mencetak dokumen dari komputer dengan menggunakan mesin fotocopy tidak bisa memproduksi hasil cetakan yang berwarna, jadi hanya hitam putih saja.

Banyak Jasa Perawatan dan Perbaikan

Hal yang paling ditakutkan oleh mereka yang tidak mempunyai mesin fotocopy di kantor sendiri adalah tidak adanya jasa perawatan dan perbaikan mesin fotocopy jika terjadi masalah atau kerusakan. Padahal, ada banyak sekali tempat-tempat yang menawarkan jasa perawatan dan perbaikan mesin fotocopy di berbagai tempat.

Bahkan, orang yang memberikan pelayanan tersebut adalah seorang teknisi yang sudah handal dan berpengalaman dalam merawat dan memperbaiki mesin fotocopy. Jadi, Anda tidak perlu repot-repot menyediakan seorang teknisi khusus untuk merawat dan memperbaiki mesin fotocopy di kantor Anda. Oleh karena itu, banyaknya jasa perawatan dan perbaikan mesin fotocopy bisa menjadi alasan kantor memiliki mesin fotocopy sendiri.

Kerahasiaan Dokumen Kantor Tetap Terjaga

Jaminan terhadap kerahasiaan dokumen kantor adalah salah satu alasan kantor memiliki mesin fotocopy sendiri. Banyak kantor yang telah memiliki mesin fotocopy sendiri dikarenakan dokumen-dokumen yang mereka duplikasi biasanya berisi tentang data-data rahasia tentang pelanggan, karyawan, hingga anggaran perusahaan. Maka dari itu, Anda bisa mengantisipasi bocornya data ke tangan yang tidak bertanggung jawab dengan menggunakan mesin fotocopy sendiri di kantor.

Berbeda jika Anda memutuskan untuk menggunakan jasa fotocopy di tempat-tempat luar kantor untuk menduplikasi dokumen kantor Anda, Anda harusnya merasa khawatir jika mereka melakukan suatu hal tidak terduga pada dokumen kantor Anda. Oleh karena itu, penggunaan mesin fotocopy di kantor sendiri sangat tepat.

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, ada banyak alasan kantor memiliki mesin fotocopy sendiri. Adanya mesin fotocopy di kantor memberikan kemudahan sendiri bagi masing-masing orang yang membutuhkan adanya fasilitas lengkap di dalam kantor. Hasilnya, tingkat produktivitas kantor juga meningkat. Semoga bermanfaat